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I servizi in Outsourcing

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outsourcing Affidarsi a GSP per una gestione “chiavi in mano” dei propri servizi esternalizzabili significa essere pronti a rispondere con rapidità ed efficienza a qualsiasi esigenza interna o di mercato.

Scegliere GSP per l’outsourcing dei servizi di Front Office (dall’accoglienza all’interazione con clienti o visitatori) e di Back Office (protocollo, data entry, inserimento ordini e lavorazione pratiche in genere), consente all’azienda una gestione più snella e dinamica dei processi interni, lasciando la libertà di concentrarsi sul core business ed allo stesso tempo riducendo ed ottimizzando i costi.



Collegamento e Pick-up
GSP, con la sua rete di distribuzione capillare, è in grado di collegare ad orari prestabiliti le varie sedi decentrate della tua azienda, sia nell’intera regione che in tutta Italia, isole comprese.
Il servizio può essere personalizzato in base alle esigenze specifiche della tua realtà.
Tutto ciò che dovrai fare è preparare la merce o la corrispondenza da movimentare e a tutto il resto penseremo noi. Una risorsa GSP dedicata provvederà al ritiro direttamente presso la tua sede all’orario più comodo per te.

Successivamente presso le nostre sedi saremo noi a suddividere la posta per tipologia, affrancarla, produrre le distinte accompagnatorie e postalizzarla. Ad ogni lavorazione seguirà una attenta e dettagliata scheda riepilogativa della lavorazione eseguita con l’importo sostenuto ed in più una relazione di sintesi mensile dei servizi svolti.

Per le spedizioni con posta raccomandata, mettiamo a disposizione uno speciale servizio di monitoraggio e verifica delle stato dell’invio tramite un portale web dedicato con accesso riservato.

Il tutto sempre secondo gli elevati standard di qualità a cui GSP si attiene ed in conformità con le normative vigenti.

 


Protocollo Informatico

GSP gestisce l’intero flusso postale (corrispondenza o merce) in arrivo e in partenza. Alcuni esempi:

Gestione corrispondenza in entrata
  • Attività di Pick-up presso l’ufficio postale competente della corrispondenza in entrata.
  • Front Office di accettazione posta e merce.
  • Gestione in Back Office della corrispondenza in entrata:
    1. Smistamento per argomento o competenza,
    2. Data entry del contenuto (per particolari pratiche),
    3. Assegnazione del protocollo informatico,
    4. Scansione ottica / de-materializzazione con inoltro al destinatario tramite e-mail
  • Distribuzione della posta all’interno della sede ed eventualmente tra le sedi del gruppo.
Gestione corrispondenza in uscita
  • Gestione in Back Office della corrispondenza in partenza:
    1. Data entry del contenuto,
    2. Assegnazione del protocollo informatico,
    3. Scansione / de-materializzazione / archiviazione ottica
  • Elaborazione, stampa e allestimento della documentazione in partenza.
  • Affrancatura meccanizzata con redazione di distinte accompagnatorie e report giornaliero dello stato economico del conto postale.
  • Consegna all’ufficio postale di competenza.

L’inserimento dati per conto cliente, in basee alle sue specifiche necessità, può avvalersi di strumenti e tecnologia GSP oppure essere svolto direttamente presso l’azienda cliente, dopo una opportuna formazione dei nostri addetti.

Come per gli altri servizi offerti, GSP analizza le esigenze e mette in essere una struttura operativa di risorse scelte ad hoc, pianificando insieme al cliente la migliore procedura di dettaglio.

Data Entry

GSP mette a disposizione personale qualificato e con esperienza se la tua azienda ha necessità di coprire picchi di lavoro non continuativi o altresì per ruoli continuativi di assistenza ad eventi, segreteria direzionale o presenza in azienda.

Il servizio può essere modulato ad esempio in occasione di eventi, riunioni, summit o accoglienza a tutti i livelli.

hostess

Possiamo provvedere alla completa gestione di reception, portinerie, servizio di vigilanza non armata e video sorveglianza degli ambienti aziendali. Analizziamo le Vostre esigenze ed eventualmente mettiamo a disposizione i nostri software per la sorveglianza e monitoraggio degli ingressi, fornendo report periodici delle persone transitate.

Reception

ArchiviazioneAffidarsi a GSP per la completa gestione dell’archivio aziendale fornisce all’azienda una certezza “chiavi in mano”, in termini di qualità, flessibilità e precisione.

Se la tua azienda non dispone di spazi opportuni per archiviare la documentazione o se semplicemente vuole maggiore flessibilità nella gestione del proprio archivio, GSP può offrirti la soluzione che cerchi.

Grazie al suo sistema informatico, GSP è in grado di garantire degli standard qualitativi ed operativi di alto livello nella gestione, riorganizzazione e digitalizzazione di archivi, in maniera conforme alle normative (Decreto del 23 Gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze e con la successiva Delibera del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) n°11 del 19 Febbraio 2004 e Decreto Legislativo n°52 del 20 Febbraio 2004).

Per l’archiviazione elettronica in outsourcing  analizziamo ed offriamo la possibilità di personalizzare e razionalizzare il servizio, assistendo il cliente nelle fasi operative e formative per il passaggio dalla gestione statica dell’archiviazione cartacea a quella dinamica tramite scanner e software dedicato.

Il servizio comprende indicativamente le seguenti fasi:

• Analisi operativa con il cliente per impostare il sistema di archiviazione;
• Presa in carico di tutto il materiale e trasporto presso la sede per la lavorazione;
• Digitalizzazione e archiviazione;
• Consegna al cliente di tutto l’archivio in formato elettronico, con l’opzione di tenere presso i nostri locali l’archivio cartaceo.

Le procedure seguite per l’archiviazione all’interno dei nostri locali garantiscono la massima sicurezza e riservatezza.

L’archivio cartaceo è sempre a disposizione del cliente a cui potrà essere consegnato, in qualsiasi momento, l’originale dei documenti custoditi.

I vantaggi di affidarsi a GSP sono:
• Riduzione degli spazi dedicati all’archivio;
• Contenimento dei costi del personale dedicato alla gestione;
• Fruibilità della documentazione direttamente a video.

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